Digital Office utiliza un método de automatización de los procesos administrativos en 6 pasos:

1. Análisis inicial de los flujos de trabajo (workflow) administrativos

Analizamos los procesos administrativos de la empresa, sobre todo aquellos intensivos en el uso de papel. Por ejemplo, en una asesoría contable analizamos como gestionan la recepción, organización, grabación, archivado y búsqueda de facturas.

2. Identificación de cuellos de botella y oportunidades de automatización

En algunos pasos del proceso identificamos oportunidades de automatización y/o subcontratación, buscando el ahorro de tiempos y costes, y la mejora de la calidad del servicio.

3. Diseño del flujo de trabajo automatizado mejorado

Preparamos una propuesta para el cliente recomendando un workflow mejorado con una estimación de mejora de tiempos y costes.

4. Implantación de las herramientas

En muchos casos, la solución propuesta incluye la instalación de herramientas de gestión y software de automatización de procesos, y herramientas de control y gestión para la dirección. Para captura automática de datos desde los documentos utilizamos la plataforma PAPIROX.

5. Formación a los usuarios y administradores

Los propios consultores que han estado involucrados en el proyecto forman a los usuarios y administradores en el uso de las herramientas, y la ejecución de los nuevos flujos de trabajo

6. Feedback y ajuste fino de la solución

Durante las primeras semanas, se sigue supervisando la ejecución del nuevo flujo de trabajo, realizando los ajustes y mejoras pertinentes. En cualquier momento tendrán un consultor de referencia asignado que ofrece servicio de soporte y ayuda una vez finalizado el proyecto.

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